Almanya'da şirket kuruluşu kararı vererek işiniz için ve ticari hedefleriniz için çok doğru bir hamle yaptığınızı söyleyebiliriz. Almanya'da şirket kurulumuna yönelik artan talep, danışmanlık hizmetleri arzını da artırmaktadır. Bu durum, Almanya'da şirket kurmak isteyen yatırımcı, girişimci ve kurumsal şirketler için hem iyi hem de kötü sonuçları beraberinde getirmektedir. Almanya'da şirket kuruluşu danışmanlığı sunan firma ya da kişilerin sayısındaki artış, yatırımcı, girişimci ve kurumsal şirketlerin seçeneklerini ve alternatiflerini çoğaltırken, hatalı bilgilendirmeleri, yetkisiz girişimleri ve bazı talihsizlikleri de ortaya çıkarmaktadır. Bu nedenle, yatırımcı, girişimci ve kurumsal şirketler, çok sayıda alternatif arasından en iyisini bulmak için dikkatli bir araştırma gerçekleştirmelidir. Bu yazıyı okuyorsanız, çok büyük olasılıkla Almanya'da şirket kurma kararınızı verdiniz ve araştırma aşamasındasınız. Stahlmann & Zeit uzmanları, Almanya'da Şirket Kurulumu sürecindeki iş akışını sizler için özetledi:
Almanya'da Şirket Kurulumu | İş Akışı
1. HAZIRLIK AŞAMASI
Stahlmann & Zeit ile Almanya'da şirket kurulumuna karar verdiğiniz an itibariyle hazırlık aşaması başlamakta ve ortalama yedi gün sürmektedir. Almanya'da şirket kuruluşuna hazırlandığımız bu süreçte aşağıdaki işlemleri sırası ile gerçekleştirmekteyiz:
İş Yeri Adresinin Belirlenmesi : Almanya'da resmi işlemlere yönelik yazılmaların ve tebligatların neredeyse tamamı adresinize yapılmaktadır. Bu nedenle, her şeyden önce bir iş yeri adresi belirlememiz gerekmektedir. İş yeri adresinin belirlenmesinde, Almanya'da kurulacak şirketin faaliyet alanı, şirket sermayesi, iş planınızın özü, bütçeniz ve kişisel beklentileriniz etkilidir. Başlangıç aşamasında her şey dahil hizmet sunan hazır ofisler tercih edilebileceği gibi kurulacak olan şirketimiz için müstakil bir ofis kiralanabilir ya da ofis binası satın alınabilir. İş yeri adresi şirket kurululşu aşamasındaki tebligatlar ve tescil işlemleri için hayati önem taşımaktadır. İş yerinde en önemli kriter, gelen mektupların zamanında alınması ve şirket yetkililerine en kısa zamanda iletilmesidir.
Şirket Bilgi Formunun Doldurulması: İş yeri adresimizi belirleyip kira ya da satın alma sözleşmemizi imzaladıktan sonra sıra şirket bilgi formunun doldurulmasına gelmektedir. Bu aşamada Stahlmann & Zeit avukatlarından bir tanesi size atanmakta ve süreç boyunca sizinle özel olarak ilgilenmektedir. Şirket bilgi formumuzu da avukatımızla birlikte doldurabilirsiniz. Şirket bilgi formunda, Almanya'da kurulacak şirketin türü, adı, adresi, ortaklık yapısı, sermaye tutarı ve sermaye dağılımı, faaliyet alanları, şirket müdürlerinin bilgileri gibi temel bilgiler yer almaktadır. Şirket bilgi formunu doldururken, şirket türünün ve şirketin faaliyet alanlarının özel izin gerektirip gerektirmediği de tespit edilmiş olmaktadır. Şirket bilgi formu doldurulurken Stahlmann & Zeit avukatları şirketinizin isminin ve faaliyetlerinin uygunluk sorgulamasını da Alman resmi makamlarından gerçekleştirmektedir.
Gerekli Evrakların Hazırlanması: Bu aşamada, Almanya'da kurulacak olan şirketin ortaklık yapısına göre farklı evraklar talep edilmektedir. Şirketin ortaklarının gerçek kişiler olması halinde talep edilen evraklarla şirket ortaklarının tüzel kişiler olması halinde talep edilen evraklar farklıdır. Bazı evrakları sizler hazırlayıp bize teslim ederken, bazı evrakları ise Stahlmann & Zeit avukatları, noteri ve mali müşaviri hazırlamaktadır. Örneğin, şirket hissedarlarının gerçek kişiler olması halinde adres kayıt evrakları, pasaport fotokopileri ve varsa vizeleri hissedarlar tarafından hazırlanmalıdır. Şirket hissedarlarının tüzel kişiler olması halinde ise yönetim kurulu kararı, hazirun cetveli, ticaret odası kaydı gibi evraklar şirket hissedarı olan tüzel kişilik yetkililerince hazırlanmalıdır. Şirket kuruluş evrakları, görevlendirme yazıları, ticaret sicil ofisi ve mahkemeye iletilecek evraklar ise doğal olarak Stahlmann & Zeit yetkilileri tarafından hazırlanmaktadır. Son aşamada sizin için tayin edilen Stahlmann & Zeit avukatı evrakları kontrol ederek dosyalayacaktır. Böylelikle, eksik evrak sorunu ve zaman kaybının önüne geçilmektedir.
Randevularınızın Atanması: Evrak hazırlığı ile eş zamanlı olarak başlayan bu adımda, Almanya'da şirket kuruluşu için Almanya'da hazır bulunmasını istediğimiz yetkililer veya vekillerine noter ve banka randevuları atanır. Yetkililer noterimize geldiklerinde tüm evraklar hazır olacağı için evrak imza süreci ortalama 15 dakika sürmektedir. Banka randevunuzu da Stahlmann & Zeit aldığı için, şirket yetkilileri Almanya'daki bankaya ulaştıklarında en fazla 15 dakikalık bir süre içerisinde bankadaki işlemleri de tamamlanmış olacaktır. Unutmamak gerekir ki banka hesap açılışı, banka evraklarının imzalanmasını takiben 5 - 10 gün aralığında tamamlanmaktadır. Çünkü şirketimiz için Almanya'da banka hesabı açılışında KYC (Know Your Customer / Müşterini Tanı) gibi işlemler ve onaylar zaman almaktadır.
Şirket Kuruluş Evraklarının Hazırlanması: Almanya'da şirket kuruluşu tabir yerindeyse oldukça "evrak yoğun" bir süreçtir. Üçüncü adımda belirttiğimiz evraklar ile şirket kuruluş evrakları arasında bazı farklılıklar vardır. Örneğin, şirket kuruluş tüzüğü, ticaret sicil kaydı bildirimi, muhasebe görevlendirmesi, mahkemeye iletilecek belgeler ayrı bir sınıflandırmada ele alınmalıdır. Ancak merak etmeyin, Noterimize intikal ettiğinizde Almanya'da şirket kuruluşu için gerekli olan evraklar hazır olacaktır. Artık şirketinizin kuruluş aşamasına geçebiliriz.
2. KURULUŞ AŞAMASI
Almanya'da şirket kurulumundaki en keyifli aşamanın kuruluş aşaması olduğunu söyleyebiliriz. Artık iş yeri adresimiz hazır, noterimiz hazır, banka hazır ve mali müşavirimiz hazır olduğuna göre 1 saatten kısa bir süre içerisinde bu aşamayı tamamlayıp, geri kalan süreçte Almanya'da gezip dolaşabilirsiniz veya ilk uçakla Türkiye'ye dönebilirsiniz. Stahlmann & Zeit, sizi yormamak için arka planda süreçlerin tamamını gerçekleştirmektedir. Kuruluş aşaması üç temel adımdan oluşur:
Noter Aşaması: Yukarıda da belirttiğimiz üzere Almanya'da şirket kurulumu için gerekli olan evrakların tamamı eksiksiz bir şekilde noterimizde hazır halde olacaktır ve geldiğinizde hızlı bir şekilde kuruluş aşaması tamamlanacaktır. Noterimizde imzalar atılır atılmaz GmbH şirketiniz GmbH i gr statüsünde kurulmuş olacaktır. Ancak yine de mahkeme onayını bekliyoruz ve i gr (kuruluş aşamasında) ibaresi kaldırılınca tamamdır diyoruz.
Banka Aşaması: Stahlmann & Zeit tarafından size tayin edilen avukatınız Almanya'daki banka organizasyonunuzu da sağladığı için noter ofisimizden ayrıldıktan sonra banka şubesine geçebilir ve çok hızlı bir şekilde banka hesap açılışı için gerekli evrakları da imzalayabilirsiniz.
Muhasebe Sözleşmesi : Stahlmann & Zeit, Almanya'da şirket kuruluşununu hukuki aşamasını tamamlarken, mali müşavir partnerimiz de muhasebe aşamasını takip etmektedir. Muhasebe aşamasında 15 kişilik Mali Müşavir ekibimiz şirketimizin muhasebe kayıtlarını başlatmaktadır. Bununla birlikte şeffaflık kaydının yapılması, açılış bilançosunun hazırlanması, Almanya ve Avrupa Birliği için ayrı ayrı olmak üzere Vergi Numarası ve Gümrük Numarası başvurularının yapılması, iş ve işçi bulma kurumu kaydının yapılması, faaliyet alanınıza göre ilgili resmi kurumlara bildirimlerin yapılması, yerel yönetime bildirimlerin yapılması gibi işlemleri de mali müşavirimiz ve muhasebe ekibimizle eş zamanlı olarak gerçekleştirmekteyiz. Bu aşamada mali müşavir görevlendirmesini imzalamanız en fazla 30 dakika sürmektedir.
Böylelikle Almanya'da şirket kurulumunda şirket kuruluş aşaması da tamamlanmış olmaktadır. Artık tescil ve açılış aşamasına geçebiliriz.
3. TESCİL VE AÇILIŞ AŞAMASI
Almanya'da şirket kuruluşu ve açılışı esasen iki katmanlı bir süreç olduğu için Almanya'da şirket açılışı aşamasını netleştirmek yerinde olacaktır. Noter ofisimizde şirket kuruluş imzasının atılması ile birlikte şirketinizin tüzel kişilik kazanmaktadır ve vergi beyanları da noter imzası itibariyle bildirilmeye başlar. Ancak şirketin tescili, mahkeme onayı ile gerçekleşir. Eğer şirket banka hesabı açılmışsa ve şirket GmbH i gr statüsünde ise ticaretinizi yapmaya başlayabilirsiniz. Vergi numarası atandığında proforma fatura ile gerçekleştirilen işlemler mali müşavirimiz tarafından faturaya dönüştürülmektedir.
Tescil ve Açılış Aşamasının adımlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Ticaret Mahkemesi Onayı: Almanya'da şirket kuruluşu aşaması tamamlandığında, Almanya'daki bankadan, Almanya'da kurulan şirketin sermayesinin ödendiğine dair dekont ile birlikte dosyanızı mahkemeye iletiyoruz. Böylelikle mahkeme süreci başlıyor. Almanya'da şirket kuruluşu hakim tarafından onaylanmaktadır. Bu durum, Almanya'da şirket kuruluşunun tam hukuki bir işlem olduğunu göstermektedir ki bu nedenle Stahlmann & Zeit, Almanya'da şirket kurmak isteyen girişimci, yatırımcı ve şirketleri yetkili danışmanlık konusunda ikaz etmektedir. Ticaret Mahkemesi onayı çeşitli etkenlere bağlı olarak değişken sürelerde tamamlanmaktadır. Hukuki açıdan bakıldığında Mahkeme onayının en fazla sekiz hafta içerisinde verileceğini öngörmek mümkündür. Ancak, hayatı ve ticareti hukukun yanında hayatın olağan akışı içerisinde de değerlendirmek gerekir. Bu nedenle Ticaret Mahkemesi Onayının 2 - 8 hafta aralığında gerçekleşmesi mümkün olabilmektedir. Ancak bazı durumlarda bu sürecin uzayabileceğini de dikkate almak gerekir. Almanya'da şirket kuruluşunun uzamasına neden olan etkenlerin başında mahkeme onayının süresi gelmektedir. Eğer Noel ya da Paskalya gibi bir tatil dönemi ise ya da yaz tatili dönemi ise şirketin onaylanma süreçlerinin 8 haftayı aştığını söylemek mümkündür. Bunun yanında, hakim çeşitli ek bilgiler ve belgeler talep edebilir. Bu da şirket onay sürecini uzatabilmektedir. Bu aşamada yatırımcı, girişimci ve şirket yetkililerimizin sabırlı olmalıdır. Zira, Türkiye'de bilhassa e-devlet üzerinden gerçekleştirilebilen bazı işlemlerin çok hızlı olduğuna tanık olan ve buna alışan yatırımcılar Almanya'daki bürokratik işleyiş ile karşılaştıklarında şaşkınlık yaşayabiliyor.
Ticaret Sicil Kaydı: Ticaret Mahkemesi şirketinizi onayladıktan hemen sonra mahkeme harcı ödenir. Mahkeme harcının ödenmesi ile birlikte Ticaret Sicil Kaydı yayınlanır. Mahkeme sürecine benzer şekilde Ticaret sicil kaydının yayınlanması da çeşitli etkenlere bağlı olarak değişken bir zaman aralığında gerçekleşmektedir. Yine tatil zamanları ve olağanüstü yoğunlukların yaşandığı hallerde ticaret sicil kaydının yayınlanması uzayabilmekteyken, normal koşullar altında Mahkeme onay sürecine kıyasla ticaret sicil kaydınızın yayınlanması fark edilir ölçüde kısa sürmektedir. Ticaret Sicil Kaydınızın gerçekleşmesi ile birlikte şirketiniz HRB numarası denilen ve sadece şirketinize özgü olan, bir diğer tabirle şirketinizin vatandaşlık numarasını almış olmaktadır. Böylelikle GmbH i gr ifadesindeki i gr'ye veda edebiliriz.
Kuruluş Muhasebesi İşlemleri: Açılış muhasebesi olarak da ifade edebileceğimiz bu süreçte, zaten yetkilendirdiğiniz Mali Müşavirimiz yukarıda saydığımız mali müşavirlik hizmetlerinin geri kalan aşamalarını tamamlamaktadır. Bu süreçte HRB numarası alınır alınmaz şeffaflık kaydı yapılır ve bu belge öncelikle Almanya'da şirket banka hesabının açık olduğu şubedeki banka yetkilinize iletilmelidir. Ortalama 2 - 4 hafta içerisinde vergi numaralarımız ve gümrük numaralarımız da gelmiş olacaktır.
4. İŞ PLANI AŞAMASI
Almanya'da şirket kuruluşu işlemimiz tamamlandığına ve Almanya'da şirket kurulumu adımlarının tamamını sabırla gerçekleştiriğimize göre artık şirketimizin büyümesine odaklanmalıyız. Ancak, büyüme aşamasından önce iş planı aşamasının tamamlanması tavsiye edilmektedir.
İş planı, bir şirketin faaliyetlerini nasıl sürdüreceğini, mali gerekliliklerini nasıl karşılayacağını, gelir ve gider projeksiyonlarının nasıl olacağını, gerekli analizleri ve şirket için önemli stratejik bilgileri içeren bir çalışmadır. İş planı şirketler için bir yol haritasıdır ve şirkete özgü olarak hazırlanmalıdır.
Chatgpt ile iş planı hazırlamak veya diğer yapay zeka uygulamaları ile iş planı hazırlamak, henüz yapay zeka uygulamalarının arzu edilen performansı sağlayamamalarından dolayı sağlıklı sonuç vermemektedir ve mantıklı bir seçenek değildir. Bu nedenle iş planında kesin, doğrulanmış ve ölçülebilir verilere dayanarak, objektif bir sonuca ulaşmak doğru olan yaklaşımdır.
İş planı, şirketin türünden yatırımcıların kişisel özelliklerine, sektörün dinamiklerinden küresel gelişmelere, rakip analizinden network stratejisine kadar çok çeşitli değişkenlere bağlı olarak şekillenmektedir. Bu nedenle, aynı şehirden, aynı sektörde, benzer iki şirketin iş planlarının dahi birbirinden çok farklı olacağını söyleyebiliriz.
Almanya'daki şirketinizin iş planı ve bu iş planının yanında Almanya'daki şirketinize yönelik analizlerin hazırlanması şirketinizin büyümesi ve başarısı için kritik önem taşır.
Bilhassa bireysel yatırımcılarda ve girişimcilerde iş planı yalnızca ikamet izni için istenen bir belge olarak algılanmaktadır. Stahlmann & Zeit, her fırsatta şunu ifade etmektedir : "Almanya'da oturum almak için şirket kurulmaz". Elbette Federal Almanya Cumhuriyeti, ikamet yasasında şirket tam yekililerinin ulusal vize ve ikamet koşullarını düzenliyor fakat şirketler doğası gereği kâr elde etmek ve ticari kazanç sağlamak adına kurulan tüzel kişiliklerdir. Bu nedenle, iş planı şirketin büyümesine odaklı olduğunda şirket, iş planını güvenilir bir harita olarak kullanabilme imkanına sahiptir. İş planınızın talep edildiği diğer aşamalarda ise Stahlmann & Zeit tarafından hazırlanan sağlam ve özel bir iş planı yanında çok fazla getiri de sağlayacaktır.
5. KONTROL AŞAMASI
Almanya'da şirket kuruluşu aşamalarının hepsini tamamladığınız ve iş planınızı da teslim aldığınıza göre sizi kutlarız. Doğru yolda ilerlemeye devam ediyorsunuz. Stahlmann & Zeit hala yanınızda kalmaya devam ediyor. Farklı bir hukuk sistemi, farklı bir iş ekosistemi, farklı bir kültür ve farklı bir dil, şirketlerin önemli süreçleri gözardı etmesine yol açabilmektedir. Stahlmann & Zeit, kuruluşunu tamamladığı ve iş planını oluşturduğu her bir şirkete yıl boyunca danışmanlık hizmetlerini sürdürmeye devam etmektedir. Bu kontrol aşamasında, şirketin gidişatı, finansal gelişmeleri, istihdam süreçleri, yetkililerin ikamet ve adaptasyon süreçleri gibi çok sayıda parametre kontrol edilmekte ve şirketin büyümesi, hukuki gerekliliklere uygun hareket etmesi ve güven içerisinde gelişmesi sağlanmaktadır. Stahlmann & Zeit, sahip olduğu insan gücü ile bir başka ifade ile yetkin avukatları ve diploma sahibi deneyimli uzmanları ile kuruluşunu gerçekleştirdiği şirketlere danışmanlık sağlamaya devam edecek imkan ve kabiliyetlere sahiptir.
6. DEĞERLENDİRME AŞAMASI
Stahlmann & Zeit, Almanya'da şirket kuruluşu ile birlikte kurumsal danışmanlık hizmetlerini yıl boyunca sürdürmektedir. Sözleşme periyodumuzun sonuna doğru yaklaşırken, danışanlarımızla yılın değerlendirmesini yapmak üzere bir araya geliriz. Birlikteliğimiz boyunca, danışmanlık sağladığımız şirketlerle haftalık, aylık ve üç aylık toplantılarımızı yaptığınız üzere yıllık değerlendirme aşamasında, şirketlerimizin talepleri, değerlendirmeleri ve önerilerini dikkatle dinleyerek yılın bir değerlendirmesini yaparız.
Stahlmann & Zeit, Almanya'da şirket kuruluşunu bir ticari söylem ya da reklam sloganı olarak değil, ciddi bir süreç olarak ele almaktadır. Bu nedenle, işini ciddiye alan, danışanlarının aklına, kişiliğine, zekasına ve beklentilerine saygı duyan bir ekiple, yıl boyunca kesintisiz, erişilebilir ve kesin hizmetler sağlamaktadır.
Almanya'da şirket kuruluşu ile ilgili sorularınız için Stahlmann & Zeit avukatlarına ve uzmanlarına dilediğiniz zaman ulaşabilirsiniz.
Görüşmek üzere!